Bijgewerkt 7 juli 2021

Wat is dit document?

Dit document is een Privacyverklaring die beschrijft hoe wij persoonlijke informatie over u verzamelen en gebruiken tijdens en na uw zakelijke relatie met ons.

ESSE MAURITIUS zet zich in om de privacy en veiligheid van uw persoonlijke informatie te beschermen.

Wij zijn verantwoordelijk voor het beslissen hoe we persoonlijke informatie bewaren en gebruiken. Volgens onze lokale wetgeving inzake gegevensbescherming zijn wij verplicht u op de hoogte te stellen van de informatie in deze privacyverklaring.

Het is belangrijk dat u deze verklaring leest, samen met elke andere privacyverklaring die we kunnen verstrekken bij specifieke gelegenheden wanneer we persoonlijke informatie over u verzamelen of verwerken, zodat u op de hoogte bent van hoe en waarom we dergelijke informatie gebruiken.

Principes voor gegevensbescherming

We houden ons aan de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming (de Data Protection Act 2017). Dit betekent dat de persoonlijke informatie die we over je bewaren:

1. Rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier worden gebruikt.
2. Alleen worden verzameld voor geldige doeleinden die we duidelijk aan je hebben uitgelegd en niet worden gebruikt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.
3. Relevant zijn voor de doeleinden waarover we u hebben geïnformeerd en alleen beperkt zijn tot die doeleinden.
4. Accuraat en actueel zijn.
5. Niet langer worden bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarover wij u hebben geïnformeerd.
6. Veilig worden bewaard.

Het soort informatie dat we over je bewaren

Persoonlijke gegevens, of persoonlijke informatie, betekent alle informatie over een persoon aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Hieronder vallen geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens).

Wij kunnen de volgende categorieën persoonlijke informatie over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

– Persoonlijke contactgegevens zoals naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-      mailadressen.

– Vroegere namen.

– Geboortedatum.

– Geboorteplaats.

– Nationaliteit.

– Paspoortnummer en land van afgifte.

– Fiscaal identificatienummer.

– Fiscale residentie.

– Beroep, naam van werkgever, aard van het dienstverband.

– Zakelijk adres.

– Of je een publieke functie of ambt hebt bekleed.

– Informatie over geldbronnen, bron van rijkdom.

– Kopie van rijbewijs of ID-kaart, indien van toepassing.

Hoe wordt uw persoonlijke informatie verzameld?

We verzamelen gewoonlijk persoonlijke informatie over u via ons klantacceptatieproces, hetzij rechtstreeks van u wanneer u uw productbestellingen bij ons plaatst, hetzij van een externe adviseur.

We kunnen aanvullende persoonlijke informatie verzamelen in de loop van onze zakelijke relatie met u. U zult te allen tijde op de hoogte blijven van alle aanvullende informatie die over u wordt opgeslagen.

Als u zich hebt aangemeld voor een van onze nieuwsbriefplatforms via onze .com-website, slaan we uw e-mailadres op voor selectieve communicatie totdat u zich afmeldt.

Webbrowser en het gebruik van cookies

Onze website kan gebruik maken van “cookies” om de gebruikerservaring te verbeteren. De webbrowser van een Gebruiker plaatst cookies op zijn/haar harde schijf om gegevens bij te houden en soms om informatie over hem/haar te traceren. Gebruikers kunnen ervoor kiezen hun webbrowser zo in te stellen dat cookies worden geweigerd of dat u wordt gewaarschuwd wanneer cookies worden verzonden. Als ze dat doen, zullen sommige delen van de website mogelijk niet goed functioneren.

De website maakt ook gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Inc. Het systeem maakt gebruik van cookies om kennis te genereren over hoe u onze website gebruikt. Deze kennis wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens die door Google zijn verzameld.

U kunt het verzamelen en gebruiken van datum door Google voorkomen door het downloaden en installeren van de browser plugin beschikbaar onder https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Gegevens van kinderen

De website van Esse Mauritius is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar en Esse Mauritius verzamelt niet bewust gegevens van kinderen van 13 jaar en jonger, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

Hoe wij informatie over u gebruiken

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken wanneer de wet dit toestaat of ons hiertoe dwingt. In de meeste gevallen gebruiken we uw persoonlijke gegevens in de volgende omstandigheden:

1. Om uw identiteit te verifiëren en onszelf te beschermen tegen fraude en om te voldoen aan onze verplichtingen tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
2. Wanneer het nodig is om een voorwaarde van het contract dat we met je zijn aangegaan uit te voeren.
3. Wanneer het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
4. Wanneer het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan deze belangen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken in de volgende situaties, die waarschijnlijk zeldzaam zullen zijn:

1. Wanneer we jouw belangen (of de belangen van iemand anders) moeten beschermen.
2. Wanneer het nodig is in het algemeen belang (of voor officiële doeleinden).

Situaties waarin we uw persoonlijke gegevens zullen gebruiken

We hebben alle categorieën informatie in de bovenstaande lijst (zie Het soort informatie dat we over u bewaren) hoofdzakelijk nodig om ons in staat te stellen de gecontracteerde diensten uit te voeren en om ons in staat te stellen aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wijziging van doel

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we ze voor een andere reden moeten gebruiken en die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw persoonlijke gegevens voor een ander doel moeten gebruiken, stellen we u daarvan op de hoogte en leggen we uit op welke rechtsgrondslag we dat mogen doen.

Houd er rekening mee dat we uw persoonlijke gegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, in overeenstemming met de bovenstaande regels, wanneer dit vereist of toegestaan is door de wet.

Onze verplichtingen als werkgever

Al onze werknemers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de vertrouwelijkheid van alle persoonlijke informatie waartoe ze toegang hebben. Als uitdrukkelijke voorwaarde in hun arbeidscontract moeten onze werknemers geheimhoudingsplichten op zich nemen en handhaven die ook na beëindiging van het dienstverband blijven gelden.

Alle werknemers zijn verplicht om regelmatig een verplichte training over gegevensbescherming te volgen. Deze training versterkt hun verantwoordelijkheden en verplichtingen met betrekking tot het handhaven van de privacy en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens.

Hebben we uw toestemming nodig?

We hebben uw toestemming niet nodig als we speciale categorieën van uw persoonlijke gegevens gebruiken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. In beperkte omstandigheden kunnen we u (of uw vertegenwoordiger) benaderen voor schriftelijke toestemming om bepaalde bijzonder gevoelige gegevens te mogen verwerken. Als we dat doen, zullen we alle details geven van de informatie die we willen en de reden waarom we die nodig hebben, zodat u kunt overwegen of u toestemming wilt geven.

Voor elke internationale doorgifte van persoonsgegevens wordt u vooraf geïnformeerd, voor zover dit haalbaar is.  Een dergelijke overdracht valt ook onder de werkingssfeer van deze Privacyverklaring.

Informatie over onwettige activiteiten

We mogen alleen informatie met betrekking tot onwettige activiteiten verwerken als de wet ons dat toestaat. We maken gebruik van bureaus voor financiële criminaliteit of andere antecedentenonderzoeken om u te screenen als onderdeel van het proces voor het aannemen van een klant, of we kunnen rechtstreeks door u op de hoogte worden gesteld van dergelijke informatie in de loop van onze zakelijke relatie. We zullen informatie over onwettige activiteiten gebruiken om te voldoen aan onze verplichtingen inzake het witwassen van geld en het bestrijden van de financiering van terrorisme.

Geautomatiseerde besluitvorming

Geautomatiseerde besluitvorming vindt plaats wanneer een elektronisch systeem persoonlijke informatie gebruikt om een beslissing te nemen zonder menselijke tussenkomst.

We zijn niet van plan om op geautomatiseerde wijze beslissingen over u te nemen, maar we zullen u schriftelijk op de hoogte stellen als dit ooit verandert.

Waarom kunnen jullie mijn persoonlijke gegevens delen met derden?

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derden wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer dit verband houdt met de door ons geleverde diensten.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of op onbevoegde wijze toegankelijk zijn, worden gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Bovendien beperken we de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot werknemers, agenten, contractanten en andere derden die deze informatie nodig hebben. Zij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen in onze opdracht en als zij ermee hebben ingestemd de informatie vertrouwelijk te behandelen en veilig te bewaren.

We hebben procedures ingesteld om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Bewaren van gegevens

Hoe lang gebruiken jullie mijn gegevens?

We bewaren je persoonlijke gegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. Hoe lang we je persoonlijke gegevens bewaren, hangt af van:

– de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken.

– wettelijke of reglementaire vereisten waaraan we moeten voldoen.

We moeten bijvoorbeeld in staat zijn om te reageren op eventuele zorgen die je hebt, zelfs als je geen klant meer bent. We hebben een bewaarbeleid dat de vernietiging van persoonlijke gegevens regelt.

In sommige omstandigheden kunnen we uw persoonlijke gegevens anonimiseren zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht. Zodra uw zakelijke relatie met ons is beëindigd, zullen wij uw persoonlijke gegevens bewaren en veilig vernietigen in overeenstemming met ons gegevensbewaringsbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Uw plicht om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen

Wij zetten ons in om de nauwkeurigheid van uw persoonlijke gegevens te bewaren zolang deze worden gebruikt voor de doeleinden die in het beleid worden uiteengezet, en op voorwaarde dat u ons op de hoogte houdt. Als u ons onmiddellijk op de hoogte stelt van wijzigingen, zoals uw adres, e-mailadres of telefoonnummer, kunnen wij u de best mogelijke service bieden.

U hebt het recht om een overzicht op te vragen van alle informatie die over u op onze servers is opgeslagen. Wij zullen binnen 3 dagen aan uw verzoek voldoen en u alle door ons opgeslagen gegevens verstrekken.  Mocht u bij het inzien van uw persoonlijke gegevens ontdekken dat er wijzigingen nodig zijn, dan verzoeken wij u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen. Wij zullen ons best doen om anderen op de hoogte te stellen van belangrijke wijzigingen in uw persoonlijke gegevens die wij aan hen hebben vrijgegeven.

Wijzigingen aan deze Privacykennisgeving

Deze Verklaring maakt geen deel uit van een contract om diensten te verlenen.

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacykennisgeving te allen tijde bij te werken en wij zullen u een nieuwe Privacykennisgeving doen toekomen wanneer wij wezenlijke updates aanbrengen. We kunnen u ook van tijd tot tijd op andere manieren informeren over de verwerking van uw persoonlijke gegevens.